Unternehmensberatung für Immobilienverwaltungen – FAQ
Die wichtigsten Fragen zur Beratung von Hausverwaltungen
Der Einstieg in die Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit einem Überblick über die bestehenden Abläufe in der Hausverwaltung. Zunächst sollte geklärt werden, welche Prozesse besonders zeitaufwendig, fehleranfällig oder stark personenabhängig sind. Typische Beispiele sind die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Schadensmeldungen, Eigentümerkommunikation oder das Mahnwesen.
Auf dieser Grundlage können Prozesse vereinfacht und strukturiert werden, bevor digitale Lösungen eingeführt werden. Erst danach folgt die Auswahl geeigneter Software oder Automatisierungslösungen.
Viele Immobilienverwaltungen starten mit kleinen, klar abgegrenzten Projekten statt mit einer umfassenden Umstellung. Das reduziert Risiken und erleichtert es dem Team, neue Arbeitsweisen zu übernehmen.
Die Sayao GmbH unterstützt Hausverwaltungen dabei, Digitalisierungsprojekte strukturiert zu planen und Schritt für Schritt umzusetzen — von der Prozessanalyse bis zur Einführung neuer Arbeitsabläufe und Systeme.
Eine Unternehmensberatung für Hausverwaltungen unterstützt Immobilienverwaltungen dabei, Organisation, Prozesse, Softwareeinsatz und Zusammenarbeit im Unternehmen und mit den Kunden und Kundinnen zu optimieren und zu verbessern. Typische Themen sind Prozessoptimierung, Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, Automatisierung, Einsatz von KI, strategische Entwicklung und Change-Management.
Ziel ist es, die Verwaltung langfristig arbeitsfähig und wirtschaftlich stabil aufzustellen. Wichtig ist, dass die Berater praktische Erfahrung haben und wissen, wie eine Digitalisierung in einer Hausverwaltung abläuft – mit allen Höhen und Tiefen - und dass softwareunabhängig beraten wird.
Beratung ist besonders hilfreich bei einer grundsätzlichen Digitalisierung des Unternehmens sowie bei Wachstum, Fachkräftemangel, steigender Arbeitsbelastung, Softwareumstellungen oder organisatorischen Veränderungen. Auch wenn Abläufe in der Hausverwaltung unübersichtlich oder fehleranfällig werden, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Ebenso, wenn ein laufendes Digitalisierungsprojekt bisher nicht den gewünschten Erfolg gebracht hat und die Immobilienverwaltung im schlimmsten Fall in einem „hybriden Chaos“ steht.
Ein Beratungsprojekt beginnt meist mit einer Analyse der bestehenden Strukturen und Prozesse in der Hausverwaltung. Danach werden Ziele definiert und Maßnahmen entwickelt. Anschließend folgt die Umsetzung im Arbeitsalltag.
Die Sayao GmbH begleitet Immobilienverwaltungen von der Analyse über die Strategie bis zur praktischen Umsetzung.
Viele Hausverwaltungen arbeiten mit historisch gewachsenen Abläufen. Prozessoptimierung beginnt meist mit Transparenz über bestehende Prozesse, Zuständigkeiten und Prioritäten. Hierbei empfiehlt sich der Einsatz von kreativen Techniken, z.B. der sogenannte Gemba-Walk. »Gemba« stammt aus dem Japanischen und bedeutet »Ort des Geschehens«. Statt über Prozesse zu sprechen, schaut man sich diese direkt an, eine Methode, die ursprünglich bei Toyota entwickelt wurde. Eine oder mehrere Personen gehen gemeinsam den Ablauf durch, z. B. den Weg einer Handwerkerrechnung – vom Eingang im Büro der Immobilienverwaltung über Prüfung, Freigabe und Bezahlung bis hin zur Ablage.
Eine Unternehmensberatung kann helfen, Abläufe zu vereinfachen, Doppelarbeit zu reduzieren und Arbeitslast besser zu verteilen. Oft wird gemeinsam mit dem Kunden ein Prozessmanagement aufgebaut.
Zur Organisationsberatung für Hausverwaltungen gehören unter anderem:
- Aufbauorganisation
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Prozessstruktur
- Zusammenarbeit im Team
- Optimierung des Kunden-Portfolios
Diese Themen bilden häufig die Grundlage für Digitalisierung und Automatisierung.
Ja. Digitalisierung in der Immobilienverwaltung betrifft nicht nur Software, sondern vor allem Abläufe und Verantwortlichkeiten. Unternehmensberatung hilft dabei, analoge Prozesse zu optimieren, digitale Prozesse sinnvoll aufzubauen und bestehende Strukturen anzupassen.
Die Sayao GmbH begleitet Hausverwaltungen regelmäßig bei Digitalisierungsprojekten, und zwar von der Strategie bis zur operativen Umsetzung, praxisnah und softwareunabhängig.
Automatisierung eignet sich grundsätzlich besonders für Prozesse, die
- häufig vorkommen,
- klaren Regeln folgen,
- viele Medienbrüche enthalten und
- heute stark personenabhängig sind.
Neben der Bearbeitung von Eingangsrechnungen zählen hierzu das Mahnwesen (z. B. automatische Erstellung und Versand von Mahnungen), Schadensmeldungen (z. B. automatische Zuordnung zum Objekt, Benachrichtigung des Handwerkers) und die Anrufannahme (automatische Anruferidentifikation, Erfassung des Anliegens, Zuordnung zu einem Objektbetreuer).
Professionelle Software entsteht durch laufende Weiterentwicklung, Wartung und zuverlässigen Support. Zur eigentlichen Programmierung kommen Themen wie IT-Sicherheit, Pflege von Schnittstellen, gute Bedienbarkeit und eine stabile technische Infrastruktur hinzu. Das lässt sich mit der Immobilienverwaltung selbst vergleichen: Qualität entsteht durch qualifizierte Mitarbeitende und verlässliche Abläufe.
Eine leistungsfähige Softwarelösung wird daher nur selten die günstigste Option am Markt sein.
Wichtig ist, dass zuerst eine Softwarestrategie erarbeitet wird und dann erst neu oder zusätzliche Softwares gekauft werden. Das reduziert Schnittstellenproblematiken und verhindert Doppelfunktionen. Viele Immobilienverwaltungen unterschätzen die Bedeutung einer strukturierten Software-Auswahl.
Künstliche Intelligenz (KI) unterscheidet sich grundlegend von regelbasierter Automatisierung. Sie arbeitet datenbasiert, erkennt Muster und kann Wahrscheinlichkeiten bewerten. Ihr Einsatz ist dort sinnvoll, wo Inhalte variieren, Informationen unstrukturiert vorliegen oder Entscheidungen nicht eindeutig regelbasiert getroffen werden können. KI-Assistenten helfen bei der Formulierung von Texten für Eigentümeranschreiben, bei der Erstellung von Vorlagen oder der Zusammenfassung komplexer Informationen. Selbst interne Wissensdatenbanken können so aufgebaut werden, um neue Kollegen und Kolleginnen schneller einzuarbeiten. Zunehmend häufig sind einfache KI-Anwendungen bereits in die Hausverwaltersoftware integriert. Die Programmierung einfacher KI-Agenten oder das Schreiben erster Prompts kann relativ schnell, je nach Neigung und Vorkenntnissen auch im Selbststudium, erlernt werden.
Die Sayao GmbH begleitet Immobilienverwaltungen bei organisatorischen und digitalen Veränderungen sowie bei Transformationsprojekten. Erfahrungen aus der Digitalisierung der ehemals eigenen Hausverwaltung, laufenden Beratungsprojekten, Workshops und Vorträgen fließen kontinuierlich in die Arbeit ein.
Die Sayao GmbH gehört zu den wenigen Unternehmensberatungen im deutschsprachigen Raum, die sich ausschließlich auf Immobilienverwaltungen spezialisiert haben.
Die Geschäftsführerin Angela Hartmann ist zudem Autorin eines Buches im Haufe-Verlag zum Thema Digitalisierung in der Immobilienverwaltung. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den technischen Möglichkeiten und den für eine Digitalisierung und Automatisierung geeigneten Prozessen. Es geht auch um die Zusammenarbeit der Hausverwaltung mit ihren Kunden und Kundinnen in traditionellen (Telefon, E-Mail) und neuen (Chatbot, Kundenplattform) Kommunikationskanälen.
Die Zusammenarbeit beginnt üblicherweise mit einem unverbindlichen und natürlich kostenlosen Erstgespräch über Situation, Ziele und mögliche Vorgehensweisen. Danach wird entschieden, ob und in welchem Umfang eine Zusammenarbeit sinnvoll ist und die Kunden erhalten ein entsprechendes Angebot. Wird dieses angenommen, unterzeichnen die Parteien einen Beratervertrag inkl. Vertraulichkeitsvereinbarung. Hervorzuheben ist, dass die Sayao GmbH ihre Beratungsleistung in kurzen Zeitintervallen abrechnet und die Kunden nicht komplette Beratertage buchen müssen.
