Künstliche Intelligenz ist in der Immobilienverwaltung längst im Arbeitsalltag angekommen. Hausverwaltungen nutzen KI beispielsweise für die Erstellung und Zusammenfassung von Texten, die Bearbeitung von E-Mails, die Analyse von Dokumenten oder als Bestandteil von ERP-, CRM- und Kundenservice-Systemen.

Damit stellt sich für Immobilienverwalter nicht mehr nur die Frage, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann, sondern auch, welche rechtlichen Anforderungen dabei zu beachten sind.

Der EU AI Act – die europäische KI-Verordnung (EU) 2024/1689 – ist seit dem 1. August 2024 in Kraft. Seit dem 2. August 2026 gilt die Verordnung grundsätzlich unmittelbar in der Europäischen Union. Einzelne Vorschriften gelten bereits länger, für bestimmte Hochrisiko-KI-Systeme bestehen dagegen längere Übergangsfristen.

Was bedeutet der AI Act für eine Hausverwaltung?

Der AI Act verfolgt einen risikobasierten Ansatz. Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob eine Immobilienverwaltung KI verwendet, sondern wofür sie eingesetzt wird und welche Auswirkungen ihr Einsatz haben kann.

Viele typische Anwendungen in einer Hausverwaltung fallen nicht in den Hochrisikobereich. Dazu gehören beispielsweise:

• Unterstützung beim Formulieren oder Zusammenfassen von Texten
• Zusammenfassung interner Dokumente
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Vorgängen
• Klassifizierung oder Zuordnung eingehender Nachrichten
• Rechtschreib- und Formulierungshilfen
• Spamfilter

Anders kann die Bewertung aussehen, wenn KI Entscheidungen über Menschen trifft oder solche Entscheidungen wesentlich beeinflusst.

Das kann beispielsweise im Personalbereich relevant werden. KI-Systeme, die Bewerber auswählen, Beschäftigte bewerten oder bestimmte Personalentscheidungen treffen, können nach dem AI Act als Hochrisiko-KI-Systeme eingestuft werden.

Auch KI-Systeme zur Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen gehören grundsätzlich zu den im AI Act besonders regulierten Anwendungen. Für eine Mietverwaltung ist deshalb genau zu prüfen, welche Funktion eine eingesetzte Software bei der Prüfung und Auswahl von Mietinteressenten tatsächlich übernimmt.

Chatbots, KI-Assistenten und Kundenkommunikation

Für Immobilienverwaltungen besonders interessant sind die Regelungen für Systeme, die unmittelbar mit Menschen interagieren.

Wird beispielsweise auf der Website einer Hausverwaltung ein KI-Chatbot eingesetzt, sieht der AI Act grundsätzlich vor, dass Nutzer darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren – sofern dies aufgrund der Umstände nicht ohnehin offensichtlich ist.

Das betrifft zunehmend auch KI-Funktionen innerhalb von Kundenportalen oder Kommunikationssystemen.

Nicht jede Automatisierung ist allerdings automatisch KI. Ein klassischer regelbasierter Workflow, der beispielsweise eine eingehende E-Mail anhand eines fest definierten Merkmals einem Vorgang zuordnet, muss deshalb von einem KI-System im Sinne des AI Acts unterschieden werden.

Besonders wichtig: KI-Kompetenz der Mitarbeiter

Eine der für Hausverwaltungen praktisch wichtigsten Regelungen des AI Acts gilt bereits seit dem 2. Februar 2025.

Nach Art. 4 AI Act müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Mitarbeiter und anderer Personen zu fördern, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten.

Dabei sind unter anderem technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzbereich der KI zu berücksichtigen.

Für eine Immobilienverwaltung bedeutet das nicht, dass jeder Mitarbeiter zum KI-Spezialisten ausgebildet werden muss. Ein Unternehmen sollte aber dafür sorgen, dass Beschäftigte die von ihnen eingesetzten Systeme angemessen bedienen und deren Möglichkeiten und Risiken einschätzen können.

Wer beispielsweise ChatGPT oder einen vergleichbaren KI-Assistenten für Kundenkommunikation, Dokumentenbearbeitung oder interne Prozesse nutzt, sollte deshalb zumindest festlegen:

• welche KI-Anwendungen im Unternehmen eingesetzt werden dürfen,
• welche Daten dort verarbeitet werden dürfen,
• für welche Aufgaben KI eingesetzt werden darf,
• wann Ergebnisse durch einen Menschen geprüft werden müssen und
• welche Mitarbeiter für die jeweilige Nutzung geschult werden müssen.

Damit wird der strukturierte Umgang mit KI zu einem Bestandteil der Unternehmensorganisation.

Direkte KI-Nutzung oder KI innerhalb der Verwaltungssoftware?

Für Hausverwaltungen wird eine zweite Unterscheidung immer wichtiger.

Direkte Nutzung:
Mitarbeiter verwenden beispielsweise ChatGPT, Microsoft Copilot oder einen anderen KI-Assistenten unmittelbar.

Integrierte Nutzung:
Die KI steckt bereits in einer Verwaltungssoftware, einem CRM-System, einem Dokumentenmanagementsystem oder einer Kundenplattform.

Dabei sollte sich eine Immobilienverwaltung nicht darauf verlassen, dass sämtliche Verantwortung automatisch beim Softwareanbieter liegt.

Der Anbieter eines KI-Systems hat nach dem AI Act eigene Pflichten. Ein Unternehmen, das ein KI-System im Rahmen seiner geschäftlichen Tätigkeit einsetzt, kann jedoch selbst Betreiber („Deployer“) im Sinne des AI Acts sein und damit ebenfalls Pflichten haben.

Deshalb sollte eine Hausverwaltung wissen, welche KI-Funktionen ihre Software tatsächlich enthält und wofür diese eingesetzt werden.

AI Act und Datenschutz sind zwei verschiedene Themen

Ein häufiger Fehler besteht darin, den AI Act mit Datenschutz gleichzusetzen.

Der AI Act regelt insbesondere Entwicklung, Bereitstellung und Einsatz von KI-Systemen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt daneben insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) maßgeblich.

Für eine Immobilienverwaltung ist diese Abgrenzung besonders wichtig, weil sie regelmäßig mit personenbezogenen Daten von Eigentümern, Mietern, Mietinteressenten, Dienstleistern und Mitarbeitern arbeitet.

Die Frage, ob personenbezogene oder vertrauliche Informationen in ein KI-System eingegeben werden dürfen, lässt sich deshalb nicht allein anhand des AI Acts beantworten.

Was sollten Immobilienverwaltungen jetzt konkret tun?

Für die Praxis empfiehlt sich zunächst eine Bestandsaufnahme aller eingesetzten KI-Anwendungen. Dabei sollten nicht nur separat eingesetzte KI-Assistenten betrachtet werden. Auch vorhandene Softwarelösungen können inzwischen KI-Funktionen enthalten.

Für jedes relevante System sollte zumindest festgehalten werden:

1. Welche KI oder KI-Funktion wird eingesetzt?
2. Für welchen Prozess wird sie verwendet?
3. Welche Daten werden verarbeitet?
4. Werden Ergebnisse lediglich vorbereitet oder Entscheidungen über Personen beeinflusst?
5. Ist eine menschliche Prüfung vorgesehen?
6. Welche Vorgaben macht der Softwareanbieter?
7. Welche Mitarbeiter nutzen das System?
8. Welche Kenntnisse benötigen diese Mitarbeiter für den konkreten Einsatz?

Gerade in größeren Immobilienverwaltungen empfiehlt es sich außerdem, interne Regeln für den Einsatz generativer KI festzulegen. Denn ein erheblicher Teil der KI-Nutzung entsteht inzwischen nicht durch zentrale Softwareprojekte, sondern unmittelbar am Arbeitsplatz.

Fazit: Der AI Act gehört inzwischen zur Organisation einer Immobilienverwaltung

Der EU AI Act ist für die Immobilienverwaltung kein Zukunftsthema mehr. Die Verordnung gilt inzwischen in weiten Teilen, und insbesondere die Anforderungen an die KI-Kompetenz betreffen Unternehmen bereits heute.

Für eine Hausverwaltung oder Mietverwaltung bedeutet das jedoch nicht, dass der Einsatz von KI grundsätzlich kompliziert oder besonders risikoreich wäre. Entscheidend ist der konkrete Anwendungsfall.

KI zur Unterstützung bei Texten, Vorgängen oder internen Prozessen ist anders zu beurteilen als ein System, das Bewerber bewertet oder Entscheidungen über natürliche Personen beeinflusst.

Immobilienverwaltungen sollten deshalb nicht einfach „die KI“ bewerten, sondern ihre einzelnen KI-Anwendungen kennen, deren Einsatzbereiche festlegen und Mitarbeiter für den konkreten Umgang damit qualifizieren. So lässt sich KI weiterhin sinnvoll für effizientere Prozesse und eine leistungsfähige Hausverwaltung einsetzen.