Tipps zur Digitalisierung einer Immobilienverwaltung

Ein ganzes Buch lesen? Das muss nicht sein, picken Sie sich die Themen heraus, die Ihnen in Ihrer Immobilienverwaltung im Moment am meisten „unter den Nägeln brennen“

Von Key Insights zu jedem Kapitel profitieren: Alle Themen schnell im Überblick erfassen. Einzelne Themen dann mit ergänzendem Text vertiefen. Beispiele:

Welche Schlüsselkompetenzen brauchen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen heute in einer Immobilienverwaltung?

Key Insight 12: Der Blick über den Tellerrand – Systemdenken in der Immobilienverwaltung: „Systemdenken ist eine Schlüsselkompetenz für alle Mitarbeitenden auf allen Ebenen in einer modernen Immobilienverwaltung. Nicht nur die eigene Zuständigkeit, sondern auch die Auswirkungen der eigenen Tätigkeit auf die angrenzenden Arbeitsbereiche der Kollegen und Kolleginnen und in Richtung Geschäftspartner müssen berücksichtigt werden. In Systemen denken, in Prozessen arbeiten. Moderne IT-Ökosysteme für Immobilienverwaltungen arbeiten nach dem gleichen Prinzip.“

Was sind die wichtigsten Säulen einer datengetriebenen Immobilienverwaltung?

Key Insight 18: Immer im Fokus – Datenqualität, Datenverfügbarkeit und Datensicherheit: „Datenqualität und -verfügbarkeit sind die Schlüsselfaktoren für digitale Effizienz. Ohne sie bleibt jede noch so teure Software wirkungslos. Mit ihnen eröffnen sich Potenziale für Automatisierung, Serviceverbesserung und nachhaltigen Unternehmenserfolg. Datensicherheit als dritte Säule muss so ausgestaltet werden, dass sichergestellt ist, dass das Unternehmen nicht durch eine Cyberattacke in eine existenzgefährdende Situation kommen kann. Zero-Trust-Prinzipien sind fester Bestandteil eines solchen Sicherheitsdenkens.“

Wussten Sie, dass Kunden von Dienstleistungsunternehmen im ersten Schritt vorzugsweise versuchen, ein Thema selbst zu lösen?

Key Insight 36: Self-Service für Kunden zum Nutzen beider Seiten: „Die Mehrzahl der Kundinnen und Kunden versucht, Anliegen im ersten Schritt selbst zu lösen. Self-Service-Angebote ermöglichen es ihnen, Standardanliegen eigenständig zu erledigen. Voraussetzung ist eine nahtlose Integration in die Systeme der Verwaltung und eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Richtig umgesetzt, entlasten nutzerfreundliche Self-Service-Lösungen das Team, stehen für Qualität und Modernität und stärken die Kundenbindung, ohne den persönlichen Kontakt zu ersetzen.“

Wie schaffe ich es, Mitarbeiter und Kunden für Digitalisierung zu begeistern?

Key Insight 62: Den Wandel gestalten, Mitarbeiter und Kunden begeistern: „Mitarbeitende und Kunden aktiv mitzunehmen bedeutet, Formate für Beteiligung zu schaffen, vom Kick-off über Pilotgruppen bis hin zu Hackathons und regelmäßigen Info-Sessions. So entsteht ein gemeinsamer Prozess, der Vertrauen aufbaut, Motivation stärkt und die Nutzung der neuen Systeme sicherstellt. Zu berücksichtigen ist dabei, dass Menschen und Organisationen auf Neues nicht rational-linear, sondern risikosensibel und häufig zeitversetzt reagieren. Zwei etablierte Erklärungsmodelle helfen, diese Dynamiken besser zu verstehen: die Diffusionstheorie, die erklärt, wer Neuerungen annimmt und aus welchen Gründen, sowie das Konzept der Verlustaversion, das beschreibt, warum Menschen trotz objektiver Vorteile zögern, bekannte Routinen aufzugeben. Beide Modelle machen deutlich, dass Akzeptanzhemmnisse ein normaler Bestandteil von Veränderungsprozessen sind und aktiv berücksichtigt werden sollten.

Wieviel kostet mich die Digitalisierung meiner Immobilienverwaltung?

Key Insight 72: Von nichts kommt nichts – Bereitstellung von Finanzmitteln: „5 bis 10 % vom Umsatz muss eine Immobilienverwaltung pro Jahr mindestens für die digitale Transformation einplanen.“

30% der Digitalisierungsprojekt sind erfolgreich. Woran kann es scheitern?

Key Insight 75: Typische Stolpersteine für Immobilienverwalter aus der Beraterpraxis: “Woran hakt es häufig bei Immobilienverwaltungen, wenn wir im laufenden Digitalisierungsprozess als Berater hinzugerufen werden? Das sind typische Stolpersteine:

• zu groß starten
• einfach loslegen
• die Bedeutung der Datenbasis unterschätzen
• bestehende Abläufe unverändert digitalisieren
• Parallelwelten zulassen
• Insellösungen aufbauen
• notwendige Ressourcen nicht bereitstellen
• frei werdende Ressourcen sofort wieder verplanen
• Digitalisierung als reines IT-Projekt betrachten
• Mitarbeitende übergehen
• die Kundensicht aus den Augen verlieren“

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