Digitalisierung in der Immobilienverwaltung kostet nicht nur Geld. Sie benötigt vor allem Zeit, personelle Kapazitäten und die richtigen Kompetenzen. Genau diese Ressourcen werden bei Digitalisierungsprojekten in Hausverwaltungen häufig unterschätzt.

Wer ERP, CRM, DMS, Kundenplattformen, Automatisierung oder KI einführen möchte, muss deshalb nicht nur die technische Lösung planen. Ebenso wichtig ist die Frage: Welche Ressourcen benötigt unsere Immobilienverwaltung für die Umsetzung?

Digitalisierung ist ein Ressourcenprojekt

Digitale Transformation findet in einer Hausverwaltung parallel zum Tagesgeschäft statt. Eigentümer und Mieter müssen weiterhin betreut, Abrechnungen erstellt, Eigentümerversammlungen vorbereitet und Schäden bearbeitet werden.

Gleichzeitig müssen Prozesse analysiert, Softwareentscheidungen getroffen, Daten bereinigt, Systeme eingerichtet und Mitarbeitende geschult werden.

Genau daraus entsteht ein typischer Zielkonflikt: Das Tagesgeschäft beansprucht die vorhandenen Kapazitäten, während die Digitalisierung zusätzliche Ressourcen benötigt.

Eine realistische Planung sollte deshalb drei Bereiche berücksichtigen:

1. Zeit und personelle Kapazitäten
2. internes und externes Know-how
3. finanzielle Ressourcen

Zeit: Digitalisierung funktioniert nicht nebenbei

Eine umfassende digitale Transformation ist kein kurzfristiges IT-Projekt. Abhängig von Ausgangslage, Unternehmensgröße und Umfang der Veränderungen kann sie anderthalb bis drei Jahre beanspruchen.

Dabei wird Zeit nicht nur für die eigentliche Einführung neuer Systeme benötigt. Abstimmungen, Entscheidungen, Prozessarbeit, Schulungen, Tests und Korrekturen binden Management und Mitarbeitende.

Als Orientierungswerte für Immobilienverwaltungen können während einer digitalen Transformation angesetzt werden:

• 15 bis 20 Prozent der Managementzeit
• 10 bis 15 Prozent der Arbeitszeit beteiligter Mitarbeitender

Der tatsächliche Aufwand schwankt im Projektverlauf erheblich. Während einer Systemeinführung oder Prozessumstellung können zeitweise deutlich höhere Kapazitäten erforderlich sein.

Auch externe Unternehmensberater, Softwareanbieter oder Projektmanager ersetzen diese internen Ressourcen nicht. Entscheidungen müssen im Unternehmen getroffen und neue Abläufe gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelt werden.

Freigewordene Kapazitäten nicht sofort wieder verbrauchen

Digitalisierung und Automatisierung sollen Arbeitszeit einsparen. Genau darin liegt jedoch eine häufig übersehene Gefahr.

Werden freiwerdende Kapazitäten sofort durch zusätzliche Verwaltungsobjekte oder neue Serviceleistungen aufgefüllt, fehlen sie für den nächsten Digitalisierungsschritt. Die Transformation kommt trotz erster Erfolge wieder zum Stillstand.

Für Hausverwaltungen ist deshalb ein schrittweises Vorgehen sinnvoll: Erste Projekte reduzieren manuelle Tätigkeiten und schaffen Kapazitäten. Ein Teil dieser Zeit wird gezielt für die nächsten Verbesserungen eingesetzt.
So kann sich die Immobilienverwaltung schrittweise weiterentwickeln, ohne die Organisation dauerhaft zu überlasten.

Kompetenzen: Digitalisierung braucht eigenes Know-how

Neben Zeit benötigen Immobilienverwalter fachliche und methodische Kompetenzen, die in einer klassischen Hausverwaltung nicht immer vorhanden sind.

Dazu gehört beispielsweise das Verständnis dafür, wie Daten zwischen ERP, CRM, DMS und Kundenplattform ausgetauscht werden und welche Schnittstellen für durchgängige Prozesse benötigt werden.

Auch Software muss fachlich bewertet werden können. Nicht jede technisch interessante Lösung passt zur eigenen Prozess- und Systemlandschaft. Gerade in der WEG-Verwaltung können falsche Systementscheidungen über viele Jahre zusätzliche Arbeit und Kosten verursachen.

Mit zunehmender Automatisierung und KI kommen weitere Anforderungen hinzu. Immobilienverwaltungen müssen beurteilen können, welche Prozesse automatisierbar sind, welche Daten dafür benötigt werden und an welchen Stellen KI tatsächlich einen wirtschaftlichen Nutzen bietet.

Hinzu kommen Kenntnisse über Datenschutz, IT-Sicherheit, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie die sichere Nutzung von Cloud-Anwendungen.

Internes Wissen oder externe Unterstützung?

Nicht jedes Spezialwissen muss dauerhaft im Unternehmen vorhanden sein. Bei Prozessanalyse, Softwareauswahl, Systemeinführungen, Automatisierung oder KI kann externe Expertise wirtschaftlicher sein als der vollständige Aufbau eigener Spezialisten.

Entscheidend ist jedoch, dass die Steuerungs- und Entscheidungskompetenz in der Immobilienverwaltung verbleibt.

Eine Hausverwaltung sollte ihre Prozesse und Anforderungen so gut verstehen, dass sie Softwareanbieter und externe Partner fachlich steuern, Entscheidungen nachvollziehen und ihre Systemlandschaft später selbstständig weiterentwickeln kann.

Externe Unterstützung sollte internes Know-how ergänzen – nicht dauerhaft ersetzen.

Budget: Was darf Digitalisierung kosten?

Softwarelizenzen sind nur ein Teil der tatsächlichen Kosten einer digitalen Transformation. Hinzu kommen unter anderem Implementierung, Schnittstellen, Hardware, Automatisierung und KI, IT-Sicherheit, Schulungen, Projektarbeit und gegebenenfalls externe Beratung.

Als grobe Orientierung sollten Immobilienverwaltungen für Digitalisierung und Transformation mindestens 5 bis 10 Prozent ihres Jahresumsatzes einplanen. Je nach Ausgangssituation und Projektphase kann der notwendige Anteil höher liegen.

Dabei greift die Frage „Was kostet die neue Software?“ zu kurz. Betriebswirtschaftlich entscheidender ist: Welche Arbeitsstunden und Prozesskosten lassen sich durch die Investition dauerhaft einsparen?

Ein digitaler Rechnungsworkflow kann beispielsweise Softwarekosten verursachen und gleichzeitig erhebliche manuelle Bearbeitungszeiten reduzieren. Die Investition sollte deshalb immer dem erwarteten wirtschaftlichen Nutzen gegenübergestellt werden.

Auch Nichtstun kostet Geld

Bei Digitalisierungsentscheidungen werden häufig die Investitionskosten detailliert betrachtet, während die Kosten bestehender ineffizienter Prozesse kaum erfasst werden.

Manuelle Datenerfassung, Medienbrüche, doppelte Bearbeitung, unnötige Rückfragen und wiederkehrende Routinetätigkeiten verursachen jedoch jeden Monat Personalkosten.

Hinzu kommen indirekte Folgen. Hochgradig manuelle Arbeitsplätze sind für qualifizierte Mitarbeitende weniger attraktiv. Fehler, lange Bearbeitungszeiten und fehlende Skalierbarkeit begrenzen außerdem die wirtschaftliche Entwicklung einer Hausverwaltung.

Die entscheidende Investitionsfrage lautet deshalb nicht nur: Was kostet die Digitalisierung? Ebenso wichtig ist: Was kostet es die Immobilienverwaltung, nicht zu digitalisieren?

Ressourcenplanung ist Managementaufgabe

Zeit, Budget und Kompetenzen für Digitalisierung bereitzustellen, ist keine Aufgabe der IT-Abteilung. Es ist eine unternehmerische Entscheidung.

Die Geschäftsführung muss Prioritäten setzen, Management- und Mitarbeiterkapazitäten einplanen, Investitionen ermöglichen und entscheiden, welches Know-how intern aufgebaut und welches zeitweise extern hinzugezogen wird.

Das gilt für eine kleine WEG-Verwaltung ebenso wie für größere Immobilienverwaltungen. Umfang und Budget unterscheiden sich – die Notwendigkeit einer realistischen Ressourcenplanung nicht.

Fazit: Digitalisierung braucht Zeit, Kompetenzen und Budget

Erfolgreiche Digitalisierung in der Immobilienverwaltung benötigt drei zentrale Ressourcen: ausreichende Zeit und personelle Kapazitäten, das notwendige interne und externe Know-how sowie ein realistisches Budget. Als Orientierungsrahmen können für eine umfassende digitale Transformation 15 bis 20 Prozent der Managementzeit, 10 bis 15 Prozent der Arbeitszeit beteiligter Mitarbeitender und mindestens 5 bis 10 Prozent des Jahresumsatzes für Digitalisierung und Transformation angesetzt werden.

Entscheidend ist dabei nicht allein, was ERP, CRM, DMS, Automatisierung oder KI kosten. Immobilienverwalter sollten Investitionen dem dauerhaft eingesparten Arbeitsaufwand und den vermiedenen Prozesskosten gegenüberstellen. Denn auch das Festhalten an ineffizienten Strukturen kostet eine Hausverwaltung jeden Tag Zeit und Geld.

Wer genauer wissen möchte, wie Immobilienverwaltungen ihre digitale Transformation planen und die notwendigen Ressourcen sinnvoll einsetzen können, findet im Fachbuch „Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – Technologie trifft Kommunikation: Die neue Qualität des Immobilienmanagements“ von Angela Hartmann den größeren Zusammenhang. Das Buch verbindet Ressourcenplanung mit Daten, Prozessen, Systemlandschaft, Automatisierung, KI und konkreter Umsetzung und zeigt anhand zahlreicher Beispiele aus der Verwaltungspraxis, wie Digitalisierung wirtschaftlich geplant und Schritt für Schritt umgesetzt werden kann.